De situatie

De wens om datagedreven te werken was er al, maar hoe pak je dat aan? De gemeente had een paar belangrijke vragen:

• Hoe zorgen we ervoor dat teams zelfstandig met data kunnen werken, zonder afhankelijk te zijn van een centrale afdeling?

• Hoe borgen we privacy en security binnen de organisatie?

• Welke technologie past bij onze werkwijze en blijft ook op de lange termijn relevant?

Daarnaast speelde adoptie een grote rol. Data kan nog zo goed worden georganiseerd, maar als medewerkers er niet mee werken of de meerwaarde niet zien, blijft het effect beperkt.

De oplossing

In samenwerking met Heroes heeft Gemeente Zwolle een data platform ontwikkeld dat aansluit op de manier waarop de organisatie werkt. Het platform biedt een centrale, veilige omgeving waarin data toegankelijk wordt gemaakt voor verschillende teams. Data doorloopt daarbij meerdere stappen, van ruwe data naar betrouwbare informatie, zodat gebruikers altijd met de juiste, gecontroleerde gegevens werken.

Een belangrijk aspect van de aanpak is de decentrale structuur. In plaats van een centrale data-afdeling te creëren, heeft Zwolle ervoor gekozen om de verantwoordelijkheid voor data bij de verschillende teams te laten liggen. Dit stimuleert eigenaarschap en zorgt ervoor dat data direct aansluit bij de praktijk.

Ook is er vanaf het begin veel aandacht besteed aan privacy, ethiek en regelgeving. “We wilden zeker weten dat wat we doen ook mag – juridisch, ethisch én qua veiligheid,” zegt Peter van Capelleveen, strategisch adviseur en programmamanager bij Gemeente Zwolle.

De resultaten

Het platform is inmiddels in gebruik en de eerste teams werken ermee. Dit heeft al een aantal belangrijke verbeteringen opgeleverd:

• Betere samenwerking tussen afdelingen: Data kan eenvoudiger worden gedeeld en gecombineerd, bijvoorbeeld tussen sociale en financiële domeinen.

• Verhoogd datakwaliteitsbewustzijn: Nu data breed wordt ingezet, is er meer aandacht voor de juistheid en bruikbaarheid ervan. Waar data voorheen vooral intern per team werd gebruikt, groeit nu het besef dat betrouwbare data essentieel is als verschillende afdelingen ermee werken.

• Een flexibele en toekomstbestendige werkwijze: In plaats van alles vooraf vast te leggen, wordt het platform stap voor stap ontwikkeld en aangepast aan de behoeften van de organisatie.

Wat nog komt

Nu het platform in gebruik is, richt de gemeente zich op de volgende stappen. De hoeveelheid beschikbare data groeit, en daarmee ook de vraag: wie mag wat doen? De gemeente wil meer teams toegang geven om zelf met data aan de slag te gaan, maar dat vraagt om duidelijke afspraken over bevoegdheden en kennis. Welke skills zijn nodig om veilig met data te werken, en hoe wordt de veiligheid gegarandeerd?

Ook wordt er nagedacht over kostenbeheer. Het platform is gebaseerd op een ‘pay-as-you-go’ model, hoe meer het wordt gebruikt, hoe hoger de kosten. Peter: “Dat is voor ons een hele nieuwe manier van werken. Je wil eigenlijk blij zijn dat je betaalt, want dat betekent dat het platform echt gebruikt wordt.”

De rol van Heroes

Vanaf het begin heeft Heroes een actieve rol gespeeld in het traject. Waar andere partijen soms een strak omlijnd plan neerleggen, werkt Heroes vanuit een gezamenlijke aanpak. Dit sloot goed aan bij de manier waarop Zwolle wilde werken: niet alles vooraf uitdenken, maar stap voor stap bouwen en bijsturen.

De kennis en proactieve houding van Heroes maakten het verschil. “We werken echt samen. Het voelt niet als een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, maar als een gedeeld traject waarin Heroes vanaf dag één meedacht en initiatief nam,” aldus Peter.